随着学校高水平大学和登峰学科建设的全面推进，国际学术会议日益成为学科建设、科学研究、合作交流的重要平台，对于提升学校国际影响力，推动国际科研、人文交流与合作具有重要意义。为规范做好国际学术会议申办和管理，现就举办国际学术会议流程说明如下。
一、申办流程
（一）计划申报
根据上级有关规定，举办国际会议纳入计划管理，举办单位应于上一年底前向学校国际处报送会议计划。
注意事项：
1.国际会议是指与会者来自3个以上国家和地区（不含港澳台地区）。会议要有明确主题、详细计划和经费预算，从严控制会期、规模、规格和参会人员级别，避免与国家重大国际性活动冲突。
2.会议名称一般不使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”“首届”等称谓，建议使用“XXX国际会议”“XXX国际学术会议”等作为会议名称。
3.拥有一级学科博士学位授权点或省A类一流学科的学院，原则上每年至少举办1次国际学术会议；其他学院可根据学科发展、科学研究、人才培养等实际情况按需举办。
（二）会议申办
会议正式举办前2个月，举办单位填写《举办国际会议申请表》，经科研处、计财处、宣传部和国际处审核，报经学校批准后，由学校行文报省政府审批。
注意事项：
1.邀请省领导、外国驻华使领馆等等重要来宾出席的国际会议，应尽早提交相关材料，以免耽误会期。
2.由其他单位主办、我校承办的国际会议，须提供主办单位委托函及其省部级主管部门出具的会议批件。
3.根据上级有关规定，会议预算中仅可开支场地租金、交通租车、用餐、办公和同传设备租赁、翻译和同传劳务费、工作人员和志愿人员食宿等，不可开支参会人员国际国内旅费、往返机场交通及食宿费用（外方特邀代表除外）。具体承办单位要严格按照规定的内容和标准制定会议预算，厉行节约、讲求实效。
（三）会议举办
会议经省政府复函批准后，方可启动宣传报名等会务筹备等工作，未经批准不得对外承诺举办或承办国际会议。
注意事项：
1.邀请外籍人员参会的，如需办理来华邀请和访问签证（F字）手续，应至少提前2个月向国际处提交相关资料。
2.国际会议原则上应按照申办时的安排举办，不得随意更改举办日期、参会外宾等重要信息。
3.相关单位要做好会议通知、报名、注册等会务工作，以及会议论文、录音、影像等资料的整理汇总。
（四）会议总结
会议结束后15日内，举办单位向国际处提交会议总结，报经学校批准后，由学校行文报省政府备案。
注意事项：
1.会议总结应包含基本信息、会议主题和基本内容、与会专家的最新研究成果和学科动态、举办会议的意义、经费使用情况等。
2.举办单位应根据上级文件要求，根据会议预算做好决算和财务报销。
二、联系人及联系方式
国际交流合作处姜维，电话：0571-86731268（89268）
附件：在华举办国际会议经费管理办法
国际交流合作处
2024年8月9日
